fbpx
Karrierközpont
Slider

10+1 videó az otthoni munkavégzés megkönnyítéséhez

Az ELTE Karrierközpont "Home office munkaszervezés 10 percben" videosorozata az otthonról dolgozó kollégáknak szeretne segítséget nyújtani a kapcsolattartáshoz és közös munkavégzéshez. Az ötlettár folyamatosan bővül, érdemes heti rendszerességgel megtekinteni a frissítéseket, amelyeket az alábbi cikkben foglalunk össze.

Célunk, hogy a Teams és egyéb Office 365 termékek ne csupán az oktató munkatársakra specifikáltan kerüljenek bemutatásra, hiszen sok oktatást segítő, adminisztrációs, egyéb feladatkörben dolgozó egyetemi munkatárs ezeken a programokon keresztül tud most érintkezni. A rendkívüli helyzetben az otthoni munkavégezést egyrészt kommunikációs, másrészt munkaszervezési szempontból is támogatni tudják ezek a programok.

Rövid, tematikus, használati szempontú videókat készítünk, amelyeket folyamatosan töltünk fel erre a csatornára.

A videókban bemutatott Microsoft Office 365 programok minden ELTE dolgozó számára ingyenesen elérhetőek.

A videosorozat előtt kérünk mindenkit, nézzék meg az IIG által készített tájékoztatót, ami az Office 365 és kiemelten a Microsoft Teams eléréséről, telepítéséről szól. A tájékoztató elérhető itt.

Videóink az alábbi linkekre kattintva megtekinthetők:

1. rész Teams csevegések és (videó)hívások
Az első videóban a Microsoft Teams alkalmazás mindenki számára elérhető, kapcsolattartáshoz kötődő néhány alapfunkcióját mutatjuk be. Végigvesszük a szöveges üzenetekhez és hívásokhoz, videóhívásokhoz kötődő lehetőségeket. 

2. rész Teams csoportokon és csatornákon belüli kommunikáció
A második videóban a Teams tematikus kommunikációs csatornáit mutatjuk be. Ezek segítségével a szervezeti egységünk, projektcsapatunk, stb. számára létrehozott csoporton belüli információcserét tudjuk könnyíteni és hatékonyabbá tenni, mivel külön felületen gyűjthetők egy-egy projekthez, feladatkörhöz tartozó információk. 

3. rész Teamsen belüli közös dokumentumszerkesztés és -tárolás
A harmadik videóban a közös online dokumentumtárolás Teams alkalmazásbeli felületét ismertetjük, valamint bemutatjuk, hogyan lehet egyidőben, közösen dokumentumot szerkeszteni, amellyel mind az adatszolgáltatásokat, mind a közös munkát könnyíteni tudjuk magunk és szervezetünk számára is.  Videóban említett közös szerkesztési funkciókról azok nevére kattintva tájékozódhat részletesebben: Megjegyzések és Változások követése

4. rész Értesítési beállítások, személyre szabás a Teamsben
A negyedik videóban a Teams értesítési beállításait és a felület személyre szabását mutatjuk be. A különböző értesítések személy- és munkafolyamat-függően lehetnek hasznosak vagy éppen zavarók. A cél, hogy arról kapjunk értesítést, amivel foglalkozni szeretnénk, ezzel hatékonyabbá téve munkavégzésünket. A program személyre szabásával pedig kellemesebbé tehetjük használatát.

A videó tartalma: Állapotjelzéseink; Partnereink számára megjelenő szöveges állapotüzenet; A chat fül értesítési lehetőségei; Az egyes csatornák értesítéseinek személyre szabása; Beérkező hívások és hangposta beállításai; Csatornabejegyzések és -üzenetek formázása, szerkesztése; Válasz korábbi üzenetre asztali felületen; Program személyre szabása: megjelenés, automatikus indítás, nyelvválasztás; Értesítések részletesebb beállításai.

5. rész OneDrive és közös tárhelyek
Az ötödik videóban az online dokumentumok tárolását, megosztását, szerkesztését mutatjuk be a OneDrive felületén. Egy helyen kezelhetjük a saját és a velünk megosztott fájlokat és Teams csoportunk közös tárhelyét is. A közös tárhely szinkronizálást követően offline is elérhető.

A videóban említett, szinkronizáláshoz szükséges One Drive alkalmazás ide kattintva tölthető le, azonban Windows10 operációs rendszer megléte esetén nem szükséges külön telepíteni.

6. rész Teams naptárfunkció
Hatodik videónkban a Teams naptárfelületét mutatjuk be. Naptárnézetben áttekinthetjük megbeszéléseinket, ütemezhetjük feladatainkat. Ezen felül a program az eseményekhez automatikusan létrehozza a videóhívás felületét, amihez már csak csatlakozni szükséges a megfelelő időpontban. Ráadásul az egyes csatornák szintjén is szervezhetjük a találkozókat, és különböző kiegészítő lehetőségeket is használhatunk.

7. rész Outlook naptár és email-/feladatkezelő 
Hetedik videónk első felében megnézzük az Outlook naptár személyes (és online) értekezleteinek ütemezését. A videóban említett további hasznos lehetőségekről azok nevére kattintva tájékozódhattok részletesebben. A megfelelő közös időpont kiválasztásában segítségünkre lehet az ütemezési segédlet.  A szervezeti egység vagy a vezető−beosztott közös munkáját támogatja a naptármegosztás opció.

A videó második felében az Outlook feladatkezelő lehetőségeit nézzük meg, főként az emailekhez kapcsolódó feladatok, valamint a levelek rendszerezését segítő funkciókat: határidők, emlékezetetők, kategóriák használata.   

Mind a naptár, mind a feladatkezelő funkciói hasznos segítséget nyújtanak. Sok terhet vesznek le vállunkról, hatékony munkaszervezést tesznek lehetővé.

8. rész ToDo feladatkezelő
Feladataink követése home officeban és azon kívül is sokszor kihívást jelenthet. Most egy olyan eszközzel foglalkozunk, ami segíthet feladatainkat átlátni, napi teendőinket megtervezni.

Nyolcadik videónkban a ToDo feladatkezelő felületét mutatjuk be, mely minden munkatárs számára elérhető, Outlook átállástól és Teams csoporttagságtól függetlenül. A ToDo-t elsősorban azoknak ajánljuk, akiknek feladatai nem kötődnek nagy folyamatokhoz, projektekhez, inkább egyéni jellegűek, illetve azoknak, akik a listás nézetet részesítik előnyben. A ToDo-ban a rögzített feladatokon túl az Outlookban feladatként megjelölt emaileket is kezelni tudjuk. Különböző rendezési nézetek, listák segítik feladataink rendszerezését, áttekintését.

9. rész   ToDo közösen használt listák, a Planner bemutatása és egy terv létrehozása
10. rész Tervek áttekintése kezelése és saját feladatok ellenőrzése
11. rész Tippek a Planner hatékony használatához
Hogyan segíthetünk átláthatóbbá tenni a nagyobb, összetettebb projekteket és együttműködésben teljesítendő folyamatokat?

Videósorozatunk utolsó videói több részen át foglalkoznak ezzel az egy, nagyobb témával. Ennek kapcsán megmutatjuk a 8. videóban már ismertetett ToDo megosztott, munkatársainkkal közösen használható feladatlistáit és megismerkedünk a Microsoft Planner projekttervező programmal. A Planner alkalmas rá, hogy teljes munkafolyamatokat dolgozzunk fel benne, akár egyedül, akár sokadmagunkkal együtt dolgozunk rajta. 

Mit adhat nekünk egy projekttervező használata? 

  • Átláthatóbbá, tervezhetővé teszi a folyamatokat. 
  • Tisztázza a felelősségköröket. 
  • Emlékeztet minket, hogy ne legyen elkallódó feladat. 
  • Segíti munkaidőnk megtervezését, hogy azokkal a feladatokkal tudjunk foglalkozni, amik a folyamatok haladásához szükségesek.